緊急事態宣言が全国に向けて発令され、急に外出を控え、在宅・リモートワークとなった方も多いと思います。
特に、中小企業ですと、ITに特化した方も少なく、何をどうすれば良いのか…と悩んでいるのではないでしょうか。
そこで、この機会に「リモートワークを快適に過ごすため」に便利なツールを紹介します。
コミュニケーションツール
リモートワークをするとなると、コミュニケーションツールが必須となります。
メールと何が違うの？と思われると思いますが、メールだとかしこまった文章となるため、返信に時間を要します。
コミュニケーションツールはLINEの様な感覚で、サクッと返事ができるため、職場での会話に近いやり取りができるのが嬉しい点です。
Slack(スラック)
コミュニケーションツールとして、今や爆発的な人気を誇るSlack。
1対1のコミュニケーションはもちろん、チャンネルと言われるグループでの会話も可能です。
LINEで良いじゃん！と思われた方。
Slackの特徴をピックアップしておきますね。
ポイント
- 他ツールとの連携が可能
- チャンネルへの参加は「招待」の他に「検索」も可能
- チャンネルを退出することで「オナマケさん」を見つけられる
- メッセージの編集や削除が可能
- メッセージに対して絵文字によるリアクションが可能
- チャンネルに途中参加しても過去の経緯が全て閲覧できる
無料で10000件のコメントが残せるのもありがたい点だ。
Slackはどちらかというと「開発者向け」のコミュニケーションツールと言えるかもしれない。
他ツールとの連携が可能
SlackではAPI連携という機能がついており、他のサービスとの連携が可能です。
例えば、Googleカレンダーに書き込んだスケジュールをSlack上で通知してくれるし、Skypeと連携して通話することも可能です。
チャンネルへの参加は「招待」の他に「検索」も可能
通常、LINEなどではグループを作成して招待する必要があるが、Slackではチャンネルと呼ばれるグループを検索でき、自分が参加すべきチャンネルに自ら入ることが可能だ。
もちろん、プライベートチャンネルも存在するため、幹部チャンネルなどを作ることも可能だ。
チャンネルを退出することで「オナマケさん」を見つけられる
チャンネルの面白い使い方を1つご紹介。
アンケートや年末調整など、対象者がなかなかアクションしてくれないケースに遭遇したことはないだろうか。
正直、誰がやっていて、誰がやっていないか。
管理表を作るのすら手間だ。
しかし、Slackのチャンネルを用いれば簡単にオナマケさんが発見できる。
使い方は簡単。
対象者全員をチャンネルに招待し、「終わった人はチャンネルを退室してください」と案内するだけ。
見ていない、又は見たけど終わっていない人はチャンネルに残るため、チャンネルに対して催促すれば良いわけだ。
メッセージの編集や削除が可能
これが出来ないツールも多いが、Slackでは誤送信を取り消したり、内容を修正することができる。
ビジネスで使うものなので、正直ありがたい機能だ。
メッセージに対して絵文字によるリアクションが可能
部下の報告に対して、リアクションを取る上司がどれだけいるだろうか。
部下からしてみれば、日報を送ったり、成果を送ったことに対して、「本当に見てくれているのか？」と疑問に思うことも多々あると思う。
上司からしてみれば、読んだけど、特段突っ込むところがなければ返事を書くのも手間なので、既読スルーしてしまうだろう。
しかし、Slackでは文章を書くまでもなく、メッセージに対して絵文字を付ける事が出来る。
例えば、「OK」とか、「ハートマーク」、「いいね」などである。
リアクションを貰った方としては嬉しいし、リアクションを送る方としても手間にならないので一石二鳥の機能なのだ。
チャンネルに途中参加しても過去の経緯が全て閲覧できる
LINEを思い出して欲しい。
グループに招待され参加してみたら、内容が分からない会話をしていた…。
なんてことはないだろうか。
Slackではチャンネルに参加した以前の会話も確認することができる。
そのため、例えば「〇〇に関する手順書」といったチャンネルを用意しておき、手順を書いておけば、新人でもマニュアルとして活用できる。
理解すればチャンネルを退出すればいいのだ。
Chatwork(チャットワーク)
Slack同様にビジネスで使われるコミュニケーションツールとして有名なのがChatworkだ。
ChatworkでもSlackと同じ様なことができるが、特筆すべきは「タスク管理」が出来ることだ。
他人とタスクを共有し、ビジネスを円滑に進めるといった使い方をする。
営業職の方が良く使っているイメージだ。
在席管理
リモートワークだと、在席しているのかどうかが判別付かないため、在席管理アプリを用いることをオススメしている。
iruca(イルカ)
無料で使える在籍管理アプリ。
固定のURLで部屋を作り、そこにアクセスして在席状況を変更する。
このirucaはSlackと連携することが可能だ。
連携したSlack上で「/iruca on」とコメントすることでirucaのステータスが切り替わる他、irucaのステータスを変更することでSlackに通知が飛ぶ。
Slackに通知が来ることで「〇〇さん、休憩入ったのね」と知る事もできるため、電話のミスマッチなども未然に防ぐことができる。
実際に連携したい方は、以下のリンクを参考にしてみてください。
テレビ会議
Skype(スカイプ)
言わずと知れたテレビ会議システム。
Skypeは無料で使えるため色々な場所で活用されているが、個人的にはP2P方式でのやり取りに疑問を持ち、あまり活用していない。
ビジネスで使用するのであれば、次に紹介するZoomをオススメする。
Zoom(ズーム)
こちらも無料で使えるテレビ会議システム。
PCに特別なアプリを入れる必要はなく、招待される人はURLにアクセスするだけで良い。
この手軽さが人気となり、今はテレビ会議＝Zoomとなっている。
Zoomには仮想背景という機能があり、背景を画像に置き換えることができる。
バカンスの画像にしたり、会社の写真にしたり、リフレッシュするのに持ってこいの機能だ。
残念なのは、無料アカウントの場合、グループ通話が40分で1度切れてしまう事。
有料アカウントの方がホストになれば、無制限に通話ができる。
※2020/4/17現在はコロナの影響で無料アカウントでもグループ通話が無制限に使える様です
電話転送システム
GoodLine
こちらは無料ではないが、非常に便利なサービス。
事務所に掛かってきた電話をスマホに自動転送してくれるシステムで、転送を転送したり、登録してある人の電話ははじめから担当者へ転送したり、この日は受付けを〇〇さんに、この日は××さんにと指定することもできる。
また、電話の内容をメールにして個人・グループへ転送することも可能だ。
スマホアプリを取得すれば、スマホから掛けているのに、事務所の番号で電話することも可能。
更に、現在開発中とのことだが、Slackとの連携も予定しているそうだ。
【まとめ】リモートワークは進化だ！
今回、ぼく自身がリモートワークを始めて実施したが、結論としてはやってみて良かったと感じている。
というのも、普段触れていないことに触れられたのが大きい。
ぶっちゃけ、昔ながらの「会社に行く」文化は古い。
昔は「高額で大きな機器が会社にあるから、会社に行く」だったが、現在はその様な事はほぼない。
パソコンと電話さえあれば仕事ができる時代になってきている。
そもそも事務所の存在すら、分からなくなってきている様な気がする。