スプレッドシートが便利！エクセルとの違いについて

仕事上でマイクロソフトが提供するエクセルの使用率が圧倒的多数を占めていると思いますが、個人的にはGoogleのスプレッドシートがかなりオススメです。
エクセルとスプレッドシートの違いをみつつ、スプレッドシートのどの点がオススメかを解説したいと思います。

スプレッドシートとは

そもそもスプレッドシートをご存じない方もいるかもしれませんので、簡単に解説します。

スプレッドシートとは、Googleの提供する表計算ソフトです。
エクセルは有料に対し、スプレッドシートはGoogleのアカウントがあれば使えるため、使用料は無料です。

また、オンライン上で使えるため、ソフトのインストールは不要で、どのパソコン上であってもGoogleのアカウントでログインすれば作成したファイルが編集可能です。

そんなスプレッドシートですが、エクセルと違ってどこがいいのかを説明いたします。

先程も述べましたが、スプレッドシートはオンライン上で編集が可能なWebアプリケーションのため、そのままWebコンテンツとして公開することができます。
HTMLを知らなくても、Web上で共有できるのはうれしいですね。

一番の魅力は「同時編集が可能である」ということです。
同時編集中は他人の選択しているセルが色枠で表示され、編集中はセル内がグレーになります。
これによって同一セルの編集を避けることができるほか、チャット機能も搭載されているので、コミュニケーションをとりながらの作業をすることが可能です。

スプレッドシートが優れたソフトであることを理解できる、とても便利な機能の一つです。

スプレッドシートは常時自動保存のため、保存する必要がありません。
エクセルでは、保存せずに閉じたり、フリーズによってアプリが終了した場合にはデータが消えてしまいますが、スプレッドシートはそういった心配がありません。
また、変更履歴もついているため、復元も可能です。

個人的にオススメな関数を紹介いたします。

QUERY関数には「Select」と「Where」という便利な機能が付いています。

=Query(選択範囲,“Select 列1,列2,列3,…”)

選択範囲の中でも指定した列のみを表示する機能です。
表1のうち、表中のC列をE列は除いて表示したい…という場合に、Query(選択範囲,"Select A,B,D,F...")と記載します。

また、先の表のうち、D列を先頭とした表を表示したい場合、Query(選択範囲,"Select D,A,B,F...")と記載することで実現ができます。

=Query(選択範囲,“Where 条件範囲列=条件”)

例えば、D列が「いちご」の物だけを抽出したい場合、Query(選択範囲,"Where D = 'いちご'")と記載することで実現できます。

エクセルでこの機能を使おうとすると、VBAで機能を作るしかありませんでした。
これが標準であるのはとても便利です。
表の中で重複する項目名を1つにまとめ、昇順(または降順)に並び替えることができ、項目の出場回数を調べることができます。

その例を記載します。

=SORT(UNIQUE(A:A),1,true)

◆解説
UNIQUEでA列目を対象として重複を削除。
SORTでUNIQUEの1列目を対象として昇順(true)で並び替え。

これをすることで、得られた結果に対してCountifをすることで、表に登場する項目の数を調べることができます。
データ分析をする際によく使います。

何はともあれ、スプレッドシートは非常に便利なツールです。
無料なので、エクセルが入っていないPCでもエクセル感覚で使えるのはとても便利ですよね。
いろいろなことができるので、ぜひスプレッドシートを使ってみてください。